10 cách sử dụng tính năng Paste trong Excel

  • 2 tháng ago
  • 653 Views
  • 0 0
unnamed-file-2

Trọng yếu đối sở hữu những bạn kế toán, hoặc sử dụng nhiều tới Excel

Lệnh Paste Special có mặt trên thị trường ở số đông những phần mềm văn phòng, nhưng sở hữu lẽ khách hàng Excel vẫn được hưởng lợi từ lệnh này phổ biến nhất. Sử dụng tính năng cơ bản này – cũng như những lựa tìm Paste khác – người tiêu dùng có thể vận hành một số tác vụ thông thường cùng 1 số vấn đề khó hiểu hơn. Các thủ thuật này vô cùng dễ đang chạy và cứng cáp chắn bạn sẽ sử dụng chúng đa dạng hơn trước đây 1 khi đã biết tới chúng.

Trong Excel 2007 và 2010, Paste nằm trong nhóm Clipboard ở thẻ Home. Trong Excel 2003, Paste Special trong menu Edit. Đối có các ai hay sử dụng phím tắt, chúng tôi có một bảng ở cuối bài, bao gồm những phím tắt để vận hành hành động phổ biến.

1. Copy chiều rộng của cột:

Khi copy dữ liệu sang một cột mới, độ dài của cột sẽ ko tự động điều chỉnh sao cho phù hợp với giá trị mới. Chỉ với một cú kích thêm, bạn mang thể copy chiều rộng gốc của cột tới cột mục tiêu:

  • Tìm dữ liệu yêu cầu copy và nhấn [Ctrl] + C để copy giá trị đã chọn tới Clipboard.
  • Tậu 1 ô trong cột mục tiêu.
  • Ở thẻ Home, kích vào lựa tìm Paste trong nhóm Clipboard và mua Keep Source Column Widths. Lựa chọn này sẽ nên thêm một bước nữa khi bạn sử dụng Excel 2007: Sắm PasteSpecial từ menu Paste dạng drop-down. Tiếp đến, kích vào lựa tìm Column Widths trong mục Paste và kích OK.

Excel sẽ copy dữ liệu và chiều rộng gốc của cột vào ô mục tiêu.

2. Thực hiện các phép tính:

Người tiêu dùng sở hữu thể tiêu dùng Paste Special để cùng, trừ, nhân và chia. Chỉ yêu cầu điền số rồi nhấn [Ctrl] + C. Sau ấy, chọn giá trị bạn muốn thay đổi bằng số vừa mới điền và kích Paste Special trong nhóm Clipboard. Ở cửa sổ kết quả, kích vào phép tính mê thích rồi nhấn OK. Excel sẽ thực hiện hành động tương ứng bằng giải pháp tiêu dùng giá trị bạn mới copy vào Clipboard.

Người trải nghiệm cũng mang thể đang chạy những phép tính với phổ biến giá trị. Tiêu dùng công đoạn giống như như bên trên, nhưng copy 1 dãy các giá trị thay vì chỉ copy 1 như bên trên. Excel sẽ không để ý đến sự cân đối trường hợp ko đủ, nó chỉ triển khai các phép tính lần lượt theo trang bị tự các giá trị đã copy.

3. Hoán đổi dữ liệu:

Excel cung ứng cho người mua tính năng hoán đổi, nhưng đôi khi Paste Special lại là cách nhanh hơn lúc đang chạy việc này. Chọn dữ liệu ngồn và đang chạy theo các hành động sau:

  • Nhấn [Ctrl] + C để copy dữ liệu vào Clipboard.
  • Tìm ô trên cùng bên trái của loại đối tượng.
  • Kích vào thẻ Home (ví như phải) và sắm Transpose từ menu Paste dạng drop-down.

Đó chính là các gì người dùng đề nghị làm cho. Từ giờ, bạn sở hữu thể copy 1 cột dữ liệu tới một hàng và ngược lại.

4. Thay thế công thức bằng kết quả đã tính toán:

Thi thoảng, quý khách mang thể muốn thay thế công thức mang giá trị thực tế của nó. Ví dụ, bạn muốn thay thế 1 dãy hàm RAND() sở hữu giá trị của nó thay vì cho phép công thức này tự tính toán. Đây là 1 tác vụ thông dụng đối với Paste Special. Để copy công thức sở hữu giá trị của chúng, thực hiện theo các hành động sau:

  • Chọn một dãy những công thức rồi nhấn [Ctrl] + C.
  • Trong nhóm Clipboard, kích vào menu Paste dạng drop-down.
  • Tìm Values.

Vận hành như vậy để thay thế các công thức mang giá trị thực của chúng. Trước khi sử dụng bí quyết này, mang thể bạn muốn sao lưu công việc của mình để đề phòng.

Thủ thuật tiêu dùng chuột để triển khai tác vụ:

  • Sắm dãy.
  • Bắt buộc chuột vào đường biên và kéo dãy ấy tới cột (hoặc hàng) quanh đó.
  • Kéo dãy đã mua quay trở lại nguồn. Điều này sẽ bắt Excel hiển thị menu phím tắt, mà không cần chuyển các giá trị đã chọn.
  • Mua Copy Here As Values Only.

5. Copy định dạng:

Mọi chúng ta tiêu dùng Format Painter để copy định dạng từ ô này sang ổ khác hoặc sang 1 hàng nào đấy. Tuy nhiên, khi tiêu dùng Format Painter với đôi chút bất tiện với phần lớn cột hoặc loại. Dưới dây là cách dùng Paste Special để thay thế:

  • Chọn ô với chứa định dạng bạn muốn copy và nhấn [Ctrl] + C.
  • Kích vào bên trong cột hoặc mẫu bạn muốn định dạng. (Nhấn [Ctrl] + Spacebar để lựa chọn toàn bột cột hoặc [Shift] + Spacebar để tậu số đông hàng).
  • Sở hữu cột hoặc hàng đã chọn, sắm Formatting từ menu Paste dạng drop-down trong nhóm Clipboard. Excel 2007 bắt buộc thêm 1 bước phụ nữa: Mua Paste Special từ menu Paste dạng drop-down, kích Formats trong mục Paste và kích OK.

6. Copy định dạng biểu đồ:

Người sử dụng sở hữu thể đề nghị mất phổ thông công sức để định dạng cho biểu đồ sao cho thật đẹp và sau đó lại đề nghị thực hiện lại hầu hết làm việc tương đương có cái dữ liệu khác. Trong trường hợp này, đừng phải tái định dạng lại biểu đồ mới mà hãy sử dụng Paste Special. Giả thuyết này cũng giống như như giải pháp số 5, nhưng các bước triển khai mang đôi chút khác biệt:

  • Sắm biểu đồ sở hữu định dạng bạn muốn copy và nhấn [Ctrl] + C.
  • Tìm biểu đồ bạn muốn định dạng rồi mua Paste Special từ menu Paste dạng drop-down. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Paste Special, mang 3 lựa tìm.
  • Chọn Formats và kích OK.

Excel phản ứng khác lạ lúc copy định dạng biểu đồ, nhưng nó với thể dễ dàng đáp ứng tác vụ.

7. Bỏ qua 1 loạt các ô với giá trị trống:

Dùng lựa mua Skip Blanks, bạn mang thể thay thế giá trị hiện tại trong lúc vẫn bỏ qua những ô không sở hữu giá trị trong dữ liệu gốc. Kể theo cách khác, giả dụ với 1 ô trống trong dữ liệu gốc và 1 giá trị trong dãy cần paste tương ứng, lựa tìm này ko thay thế giá trị hiện tại bằng ô trống. Bạn với thể sử dụng nó sở hữu hoàn toàn những lựa chọn khác:

  • Mua dãy dữ liệu gốc và nhấn [Ctrl] + C.
  • Tậu ô trên cùng bên trái ở dãy mục đích.
  • Từ menu Paste dạng drop-down rồi chọn Paste Special.
  • Tích vào lựa chọn Skip Blanks và kích vào OK.

Excel sẽ ko ghi đè giá trị bây giờ bằng ô trống.

8. Copy Data Validation:

Sau khi bỏ thời gian ra để thiết lập rule hoặc danh sách Data Validation để cải thiện nhập dữ liệu, với thể bạn sẽ muốn áp dụng rule tương tự đối sở hữu ô hoặc dãy khác. Tin rẻ là bạn không phải triển khai lại đại khái các bước bên trên. Dùng Paste Special, bạn chỉ việc copy lại là được:

  • Sắm ô sở hữu đựng rule Data Validation và nhấn [Ctrl] + C.
  • Tìm ô đối tượng cần paste.
  • Từ menu Paste dạng drop-down, chọn Paste Special.
  • Kích vào lựa mua Validation rồi kích vào OK.

Thiết lập Data Validation sở hữu thể gây nhàm chán và tốn thời gian; Paste Special là phương pháp dễ dàng hơn lan rộng!

9. Xóa văn bản trên Web:

Lúc copy văn bản từ Web, bạn có thể gặp rắc rối bởi Excel vẫn giữ nguyên định dạng gốc. Nhìn chung, đây chẳng hề là điều bạn muốn. Ví như bạn đã kích hoạt tính năng Excel’s Show Paste Options (với trong bảng Advanced của hộp thoại Excel Options), bạn sẽ thấy icon Clipboard ngay mau lẹ sau khi dán đoạn văn bản vào trong bảng tính. Người mua mang thể chọn Match Destination Formatting từ menu Clipboard dạng drop-down để dòng bỏ những định dạng không nhu cầu cần thiết.

Ví như đang sử dụng Excel 2010, dĩ nhiên hẳn bạn sẽ thấy ưng ý lúc dùng cách Paste Special này:

  • Copy đoạn văn bản từ trên Web.
  • Trong Excel, kích vào nơi bạn muốn insert đoạn văn bản.
  • Sắm Paste từ menu dạng drop-down và chọn Match Destination Formatting.

Tiêu dùng lựa chọn này để copy dữ liệu ngoại trừ, không chỉ văn bản Web vào Excel.

10. Paste quy chiếu:

Người dùng mang thể quy chiếu một ô bằng phương pháp dẫn shop một ô mang dấu bằng. Ví dụ, điền =A1 để quay trở lại nội dung của ô A1. Đôi khi, chúng ta sử dụng các quy chiếu này ở các biểu thức và công thức to lớn hơn. Thi thoảng, chúng ta vẫn quy chiếu 1 ô sở hữu chính nó. Paste Link sở hữu thể giúp lúc quy chiếu rộng rãi ô:

  • Mua dãy nên quy chiếu rồi nhấn [Ctrl] + C.
  • Tậu ô mục tiêu rồi nhấn Paste Link từ menu Paste dạng drop-down.

Sử dụng Paste Link nhanh hơn đối chiếu việc quy chiếu thủ công.

Phím tắt cho các hành động Paste:

Phím tắt cho những hành động Paste.

Chúc các bạn thành công!

Facebook Comments

Leave a Comment

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *